BIRŽŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS BENDROJO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Biržų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiasis archyvaras (toliau – darbuotojas) yra priskiriamas specialistų pareigybės grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį socialinių mokslų studijų srities išsilavinimą;
3.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
3.3. mokėti kaupti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas bei dokumentų projektus;
3.4. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymą;
3.5. gebėti savarankiškai organizuoti ir planuoti savo darbą;
3.6. mokėti dirbti kompiuterinėmis Microsoft Office programomis, naudotis kitomis informacinėmis technologijos;
3.7. taisyklingai vartoti valstybinę kalbą.
III SKYRIUS
FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. priima saugoti į Savivaldybės archyvą likviduojamos ar reorganizuojamos savivaldybės institucijos, įstaigos ir įmonės, kurios tiesioginių funkcijų perėmėjų nėra, dokumentų bylas;
4.2. priima saugoti į Savivaldybės archyvą likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens, kurio buveinė yra savivaldybės teritorijoje, veiklos dokumentus, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės aktuose, nėra pasibaigęs, juos registruoja, kaupia jų fondus, pildo priimtų saugoti dokumentų kartoteką, veda sukauptų dokumentų apskaitą;
4.3. rengia likviduojamų įmonių perduotų dokumentų aktus ir pažymas apie dokumentų atidavimą į archyvą;
4.4. pasibaigus dokumentų saugojimo terminui, atrenka Bendrojo skyriaus kompetencijai priskirtus trumpo saugojimo neturinčius vertės dokumentus;
4.5. rengia Bendrojo skyriaus kompetencijai priskirtų dokumentų naikinimo aktus bei teisė aktų nustatyta tvarka teikia juo derinti ir tvirtinti;
4.6. valstybės archyvui pareikalavus, perduoda nuolat saugomas bylas valstybės archyvui saugoti;
4.7. tvarko Savivaldybės tarybos posėdžių protokolų, Tarybos sprendimų rengimo, Kolegijos ir Tarybos komitetų posėdžių protokolų bylas ir dokumentus bei Savivaldybės administracijos veiklos organizavimo dokumentų bylas (patikrina dokumentų sisteminimą bylose, sunumeruoja lapus, dokumentų įrišimo įrenginiu suriša bylas, įformina bylų antraštinius lapus ir baigiamuosius įrašus), ir per du metus nuo šių bylų užbaigimo sutvarkytus nuolat saugomus dokumentus pateikia Bendrojo skyriaus vyriausiajam specialistui, atsakingam už bylų įtraukimą į apyrašą;
4.8. tvarko Savivaldybės susirašinėjimo dokumentus, bylas (iš bylų atrenka nuolat saugomus dokumentus, patikrina dokumentų sisteminimą bylose, sunumeruoja lapus, dokumentų įrišimo įrenginiu suriša bylas, įformina bylų antraštinius lapus ir baigiamuosius įrašus, suformuoja trumpai saugomas bylas) ir per du metus nuo šių bylų užbaigimo sutvarkytus nuolat saugomus dokumentus pateikia Bendrojo skyriaus vyriausiajam specialistui, atsakingam už bylų įtraukimą į apyrašą;
4.9. rengia Bendrojo skyriaus žinioje esančių dokumentų kopijas ir pažymas juridiniams faktams patvirtinti, jas registruoja. Nesant Bendrojo skyriaus vedėjo, tvirtina šių dokumentų kopijas;
4.10. konsultuoja likviduojamų įstaigų, įmonių, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų, kurių buveinė yra savivaldybės teritorijoje, už dokumentų tvarkymą atsakingus darbuotojus dokumentų tvarkymo, bylų formavimo, apskaitos dokumentų sudarymo klausimais;
4.11. dirba su Elektronine archyvo informacine sistema ir Dokumentų valdymo sistema „Avilys“;
4.12. esant reikalui, organizuoja dokumentų ekspertų komisijos posėdžius, surašo jų protokolus;
4.13. esant reikalui, suveda Savivaldybės administracijos dokumentacijos plano, registrų sąrašo, apyrašų ir kt. dokumentų suvestinius duomenis bei teisės aktų nustatyta tvarka teikia juo derinti ir tvirtinti;
4.14. rūpinasi Bendrojo skyriaus žinioje esančių archyvo patalpų ir juose esančių archyvinių dokumentų saugumu ir tvarka;
4.15. tikrina Savivaldybės archyve saugomų dokumentų fizinę būklę ir įgyvendina dokumentų saugojimą užtikrinančias priemones (tinkamą dokumentų laikymą, įrišimą, kopijavimą atsarginiam fondui);
4.16. valstybės archyvui pareikalavus, rengia duomenis apie Savivaldybės archyve esančių dokumentų kiekį ir būklę;
4.17. dalyvauja rengiant teisės aktus šiai pareigybei priskirtais klausimais;
4.18. atlieka likviduotų įmonių dokumentų pirminį restauravimą;
4.19. pavaduoja kitą vyriausiąjį archyvarą jo nesant.