BIRŽŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS BENDROJO SKYRIAUS REFERENTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Biržų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus referentas (toliau – darbuotojas) yra priskiriamas specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.

II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos reikalavimus:
3.1. turėti aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam prilygintą išsilavinimą;
3.2. turėti 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
3.3. išmanyti Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos  taisykles;
3.4. mokėti dirbti kompiuteriu („Microsoft Office“ programomis), naudotis kitomis technologijomis (faksu, dauginimo aparatais, vokų žymėjimo mašina ir kt.);
3.5. išmanyti Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos struktūrą ir kompetenciją, išmanyti dokumentų judėjimo Savivaldybės administracijos padaliniuosetvarką;
3.6. išmanyti tarnybinio bei reprezentacinio etiketo, svečių priėmimo reikalavimus;
3.7. taisyklingai vartoti valstybinę kalbą;
3.8. mokėti anglų kalbą pažengusio vartotojo B2 lygiu;
3.9. gebėti savarankiškai organizuoti ir planuoti savo darbą;
3.10. gebėti bendrauti ir bendradarbiauti, dalykiškai ir operatyviai aptarnauti vadovus, lankytojus.

III SKYRIUS
FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. registruoja Savivaldybės mero potvarkius pagrindinės veiklos, personalo, komandiruočių klausimais ir išsiunčia juos adresatams;
4.2. tikrina, ar Savivaldybės mero potvarkiai tinkamai įforminti, ne pagal dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus parengtus Savivaldybės mero potvarkius grąžina rengėjams;
4.3. sudaro Savivaldybės mero ir jo pavaduotojo darbotvarkes, nuolat jas tvarko beiskelbia Savivaldybės tinklalapyje;
4.4. administruoja Savivaldybės mero elektroninį paštą;
4.5. teikia informaciją apie Savivaldybės mero susitikimus Bendrojo skyriaus vyriausiajam specialistui (viešiesiems ryšiams);
4.6. rengia Savivaldybės mero ir mero pavaduotojo raštų ir kitų dokumentų projektus, tinkamai juos įformina ir pateikia pasirašyti;
4.7. rengia ir išsiunčia adresatams Savivaldybės mero sveikinimus, kvietimus;
4.8. skaitmenina savivaldybės teisės aktus;
4.9. seka publikacijas apie Savivaldybės mero veiklą periodinėje spaudoje, radijuje, televizijoje ir internete bei su jomis supažindina Savivaldybės merą;
4.10. prireikus verčia iš anglų į lietuvių ir iš lietuvių į anglų kalbas;
4.11. užtikrina Savivaldybės rengiamų ir gaunamų dokumentų konfidencialumą;
4.12. teikia informaciją telefonu ar asmeniškai besikreipiantiems interesantams, į kurį Savivaldybės administracijos skyrių ar specialistą kreiptis  jiems rūpimais klausimais;
4.13. vykdo išankstinę interesantų registraciją dėl priėmimo pas Savivaldybės merą;
4.14. kviečia į Savivaldybės mero ir mero pavaduotojo organizuojamus pasitarimus jų dalyvius;
4.15. dalyvauja Savivaldybės mero pavedimu organizuojant susitikimus su Savivaldybės bendruomene, verslininkais, nevyriausybinėmis organizacijomis, Savivaldybės viešojo administravimo institucijų, įstaigų ir įmonių vadovais aktualiems klausimams aptarti;
4.16. perduoda Savivaldybės merui, mero pavaduotojui telefonu ir kitomis ryšio priemonėmis gautą informaciją;
4.17. organizuoja ir vykdo darbus, susijusius su svečių priėmimu (kvietimu, apgyvendinimu, maitinimu ir kt.);
4.18. pagal tarnybinį protokolą ir etiketą aptarnauja svečius, atvykusius pas Savivaldybės merą arba jo pavaduotoją;
4.19. prireikus dalyvauja rengiant Savivaldybės renginius;
4.20. tvarko gaunamą spaudą ir kitą korespondenciją;
4.21. užtikrina tinkamą naudojimąsi vokų žymėjimo mašina, veda  išsiųstų vokų apskaitos žurnalą;
4.22. užtikrina, kad Savivaldybės mero darbo vietoje būtų visų reikiamų kanceliarinių, organizacinės technikos priemonių.